Privatlivspolitik for jobansøgere til IDA, IDA Forsikring og IDA Conference
Når du søger en stilling hos Ingeniørforeningen IDA, IDA Forsikring eller IDA Conference (herefter samlet ”IDA”), indsamler og behandler vi en række personoplysninger om dig.
I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af personoplysninger om dig som led i rekrutteringsprocessen. Den relevante IDA-enhed, som den opslåede stilling hører under, er dataansvarlig for behandlingen.
Typer af oplysninger, formål og juridisk behandlingsgrundlag
Vi indsamler og behandler følgende typer af oplysninger om dig:
Almindelige oplysninger
· Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
· Ansøgning, CV og eventuelle bilag, herunder eksamensbeviser og anbefalinger.
· Oplysninger om uddannelse, kurser, erhvervserfaring, kvalifikationer, kompetencer og øvrige forhold, der er relevante for stillingen.
· Oplysninger, som du indtaster eller uploader i rekrutteringssystemet Teamtailor.
· Korrespondance mellem dig og IDA samt oplysninger om samtaler og øvrige aktiviteter i rekrutteringsforløbet.
· Interne noter og vurderinger, der udarbejdes i forbindelse med rekrutteringen.
· Resultater fra personligheds-, færdigheds- eller andre rekrutteringstests, hvis sådanne tests indgår i det konkrete forløb.
· Oplysninger fra referencer, hvis vi efter aftale med dig indhenter referencer.
· Tekniske oplysninger i forbindelse med brug af karrieresiden, fx IP-adresse, enheds- og browseroplysninger samt cookieoplysninger, i det omfang disse behandles efter vores cookiepolitik.
· Andre oplysninger, som du selv vælger at give os i forbindelse med din ansøgning.
Formålet med behandlingen er at modtage og vurdere din ansøgning, kommunikere med dig, planlægge og gennemføre rekrutteringsforløbet, træffe beslutning om ansættelse og dokumentere forløbet.
Det juridiske grundlag for vores behandling af personoplysninger om dig i ansættelsesprocessen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, fordi IDA har en legitim interesse i at administrere rekrutteringsprocessen, vurdere kandidater og kunne dokumentere forløbet. Behandlingen kan desuden ske efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b når behandlingen er nødvendig for at gennemføre foranstaltninger på din anmodning forud for en eventuel ansættelseskontrakt
Oplysninger indsamlet fra andre
Vi modtager som udgangspunkt oplysningerne direkte fra dig. I relevante tilfælde kan vi også modtage oplysninger fra referencer eller rekrutteringsbureauer.
Hvis vi indhenter en reference, sker det som udgangspunkt efter aftale med dig. Formålet og behandlingsgrundlaget er det samme som beskrevet ovenfor.
Følsomme oplysninger
IDA behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger i forbindelse med en ansøgning. Følsomme oplysninger er fx oplysninger om helbred, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, religion eller seksuel orientering.
Vi opfordrer dig til ikke at give os oplysninger af følsom karakter. Hvis du alligevel giver os sådanne oplysninger, eller hvis oplysningerne er nødvendige for at håndtere særlige behov i rekrutteringsforløbet, behandler vi dem kun, når der er et konkret og lovligt grundlag. Det kan eksempelvis være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, når behandlingen er nødvendig for at overholde arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder.
Fortrolige oplysninger og oplysninger om strafbare forhold
· CPR-nummer behandles som udgangspunkt ikke i rekrutteringsprocessen og bør ikke fremgå af din ansøgning eller dit CV.
· I visse stillinger kan IDA være retligt forpligtet til at indhente en straffeattest eller på anden måde vurdere krav om godt omdømme. Hvis det er relevant fro den stilling du søger, bliver du særskilt informeret herom.
Hvis vi behandler oplysninger om strafbare forhold, sker det efter databeskyttelsesforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens § 8 samt den lovgivning, der gælder for den konkrete stilling. For stillinger i IDA Forsikring kan dette eksempelvis være relevant, hvis reglerne om kompetencekrav og godt omdømme finder anvendelse.
Automatiske beslutninger
Personoplysninger anvendes ikke til automatiserede individuelle afgørelser, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi deler alene dine personoplysninger, når det er nødvendigt og sagligt i forbindelse med rekrutteringen. Oplysninger kan deles med:
· Eksterne rekrutteringsbureauer, testleverandører eller rådgivere, hvis de medvirker i det konkrete rekrutteringsforløb.
· Offentlige myndigheder eller andre modtagere, hvis IDA er retligt forpligtet til at videregive oplysningerne.
I tilfælde af videregivelse sker det inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.
Overførsel af personoplysninger til databehandlere
IDA anvender Teamtailor som leverandør af vores rekrutteringssystem. Teamtailor behandler personoplysninger på vegne af IDA og efter IDAs instruks som databehandler. IDA har indgået en databehandleraftale med Teamtailor.
IDA kan desuden anvende andre leverandører, eksempelvis leverandører af IT-drift, support, rekruttering eller tests. Databehandlere er generelt underlagt en databehandleraftale og krav om blandt andet fortrolighed, informationssikkerhed og sletning.
Overførsel af oplysninger til tredjelande
IDA bestræber sig på, at personoplysninger behandles inden for EU/EØS. I nogle tilfælde kan leverandører eller underleverandører have datacentre, supportfunktioner eller anden adgang uden for EU/EØS.
Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sikrer IDA, at der er et gyldigt overførselsgrundlag. Det vil enten være i form af EU Kommissionens Standard Contractual Clauses (SCC) 2021/914 af 4. juni 2021 om overførsel til tredjelande eller i visse tilfælde Data Privacy Framework.
Opbevaringsperiode
Hvis du ikke bliver tilbudt stillingen, opbevarer vi som udgangspunkt oplysningerne om rekrutteringsforløbet i 6 måneder efter afslutningen af processen. Oplysninger kan opbevares længere, hvis det konkret er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.
Hvis du har givet samtykke til, at vi må gemme dine oplysninger i kandidatbanken med henblik på fremtidige stillinger, opbevarer vi oplysningerne i 6 måneder eller indtil du trækker dit samtykke tilbage.
Hvis du bliver ansat, overfører vi de oplysninger, der er nødvendige for ansættelsesforholdet, til din personalesag. Du vil herefter være omfattet af IDAs privatlivspolitik for medarbejdere.
Dine rettigheder
Databeskyttelsesreglerne giver dig en række grundlæggende rettigheder. Du har som udgangspunkt ret til:
· Indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
· Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
· Sletning: I visse tilfælde har du ret til at få oplysninger om dig slettet, før vores almindelige slettefrist indtræder.
· Begrænsning: I visse tilfælde har du ret til at få behandlingen begrænset.
· Indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af vores legitime interesser. Vi vurderer herefter, om der er tungtvejende grunde til at fortsætte behandlingen.
· Dataportabilitet: I visse tilfælde har du ret til at modtage oplysninger, som du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før samtykket blev trukket tilbage.
Sikkerhed og adgang til ansøgeroplysninger
IDA har pligt til at beskytte de personoplysninger, vi behandler om ansøgere. Adgangen til oplysninger i Teamtailor og andre relevante systemer begrænses til personer, som har et sagligt behov i forbindelse med rekrutteringen, administrationen af systemet eller opfyldelsen af retlige forpligtelser.
Kontakt
Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os:
GDPR-konsulent
GDPR@ida.dk
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
dpo@ida.dk
Klage
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.
Du kan også klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Opdatering af privatlivspolitikken
Privatlivspolitikken kan blive opdateret, hvis rekrutteringsprocessen, systemerne eller reglerne ændrer sig. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på IDAs karriereside.
Senest opdateret: oktober 2026